Đây là bản dịch từ các văn bản tiếng Nhật. Vui lòng chỉ xem đây là tài liệu tham khảo. Bản gốc tiếng Nhật có giá trị cao hơn bản dịch tiếng Anh này.

Chúng tôi thiết lập Chính sách và Quy trình Bảo mật nhằm xây dựng một cơ cấu bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng bằng cách đào tạo tất cả nhân viên nhận thức được tầm quan trọng của việc bảo vệ thông tin cá nhân và thực hiện đầy đủ các biện pháp phòng ngừa. Chính sách này nhằm giải thích cách chúng tôi bảo vệ và xử lý thông tin cá nhân, bao gồm mã số thuế cá nhân (“My Number”) và thông tin chứa My Number (gọi chung là “Thông tin Cá nhân Cụ thể”).

1. Tuân thủ Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân và các luật liên quan

Chúng tôi tuân thủ Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân (“APPI”), Luật Sử dụng Mã số để Xác định Cá nhân Cụ thể trong Thủ tục Hành chính và các luật, quy định, hướng dẫn liên quan đến việc bảo vệ thông tin cá nhân.

2. Mục đích sử dụng thông tin cá nhân

Tuân thủ các luật và quy định về bảo vệ thông tin cá nhân, chúng tôi sử dụng thông tin cá nhân của bạn trong các dịch vụ được mô tả ở (1) bên dưới, và cho các mục đích được mô tả ở (2) bên dưới, trong phạm vi cần thiết để đạt được các mục đích đó. Chúng tôi làm rõ và xác định chi tiết mục đích sử dụng cho khách hàng. Chúng tôi nỗ lực hạn chế mục đích sử dụng thông tin cá nhân của bạn, khi có thể, tùy theo hoàn cảnh: ví dụ, chúng tôi chỉ sử dụng câu trả lời khảo sát của bạn để tổng hợp số liệu.

(1) Dịch vụ của chúng tôi

• Dịch vụ chuyển tiền quốc tế và các dịch vụ liên quan khác

(2) Mục đích sử dụng

• Đăng ký và ghi danh khách hàng cho thành viên và cung cấp dịch vụ chuyển tiền quốc tế;
• Xác minh danh tính khách hàng và tư cách sử dụng dịch vụ theo Luật Phòng chống Rửa tiền, Luật Ngoại hối, Luật Báo cáo Chuyển tiền Ra nước ngoài nhằm Đảm bảo Thuế nội địa hợp pháp và các luật, quy định có liên quan;
• Thực hiện đúng các yêu cầu chuyển tiền bằng cách cung cấp thông tin cá nhân, trong phạm vi cần thiết để thực hiện giao dịch, cho bên thứ ba, bao gồm các tổ chức tài chính và nhà cung cấp dịch vụ tài chính khác trong và ngoài nước;
• Thực hiện đúng các giao dịch được yêu cầu bởi các tổ chức tài chính hoặc nhà cung cấp dịch vụ tài chính khác, khi họ ủy thác cho chúng tôi thực hiện một phần hoặc toàn bộ các giao dịch liên quan đến thông tin cá nhân;
• Thực hiện các quyền hoặc nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng với khách hàng và/hoặc theo các luật, quy định liên quan;
• Công bố người trúng thưởng và gửi giải thưởng cho họ;
• Phân tích dịch vụ hiện có hoặc phát triển dịch vụ mới thông qua nghiên cứu thị trường, phân tích dữ liệu và khảo sát khách hàng;
• Tiến hành tiếp thị trực tiếp và/hoặc đưa ra các đề xuất về dịch vụ của chúng tôi;
• Cung cấp và đề xuất các sản phẩm và dịch vụ của đối tác;
• Đóng tài khoản khách hàng và quản lý sau khi đóng;
• Thực hiện mọi giao dịch với khách hàng một cách phù hợp và thuận lợi.

Chúng tôi sẽ không sử dụng một số thông tin cá nhân cho mục đích khác ngoài những gì được quy định bởi luật hoặc quy định, khi việc sử dụng thông tin cụ thể đó bị hạn chế bởi luật và quy định:

Tuân thủ Điều 26 của Quyết định Văn phòng Nội các về Nhà cung cấp Dịch vụ Chuyển tiền, chúng tôi thực hiện các biện pháp để đảm bảo không sử dụng thông tin nhạy cảm ngoại trừ cho mục đích thực hiện hoạt động kinh doanh đúng đắn và các mục đích được coi là cần thiết. Thông tin nhạy cảm này bao gồm thông tin cá nhân liên quan đến chủng tộc, nguồn gốc dân tộc hoặc gia đình, tín ngưỡng, hộ khẩu đăng ký, hồ sơ y tế hoặc hồ sơ hình sự và các thông tin đặc biệt không công khai khác liên quan đến cá nhân mà chúng tôi có thể thu thập trong quá trình kinh doanh.

Chúng tôi sẽ không thu thập Thông tin Cá nhân Cụ thể hoặc sử dụng nó cho mục đích khác ngoài những gì được định nghĩa bởi Luật Sử dụng Mã số để Xác định Cá nhân Cụ thể trong Thủ tục Hành chính.

3. Thu thập thông tin cá nhân và Thông tin Cá nhân Cụ thể đúng cách

Chúng tôi sẽ thu thập thông tin cá nhân và Thông tin Cá nhân Cụ thể của bạn một cách thích hợp và hợp pháp trong phạm vi chỉ cần thiết để đạt được mục đích sử dụng được mô tả ở mục 2 bên trên thông qua các nguồn ví dụ dưới đây:

• Khách hàng cung cấp thông tin cá nhân và Thông tin Cá nhân Cụ thể qua các mẫu đơn đăng ký bằng văn bản và/hoặc nhập và tải lên trên các màn hình trang web hoặc ứng dụng di động của chúng tôi các dữ liệu cá nhân, ảnh selfie và/hoặc ảnh giấy tờ tùy thân, cùng các thông tin khác;
• Khách hàng gọi điện thoại hoặc liên hệ bằng các phương tiện điện tử khác để yêu cầu tư vấn. Lưu ý rằng chúng tôi có thể ghi âm cuộc gọi để nâng cao chất lượng dịch vụ và xác thực nội dung.

4. Không tiết lộ thông tin cá nhân cho bên thứ ba
 

Chúng tôi sẽ quản lý thông tin cá nhân của khách hàng một cách đúng đắn và sẽ không tiết lộ cho bên thứ ba ngoại trừ các trường hợp sau đây. Chúng tôi sẽ không tiết lộ Thông tin Nhạy cảm cho bên thứ ba ngoại trừ trong các trường hợp được phép theo luật, quy định hoặc hướng dẫn liên quan. Chúng tôi cũng sẽ không tiết lộ Thông tin Cá nhân Cụ thể cho bên thứ ba ngoại trừ các trường hợp được quy định rõ trong Luật Sử dụng Mã số để Xác định Cá nhân Cụ thể trong Thủ tục Hành chính.

• Khi khách hàng đồng ý tiết lộ;
• Khi chúng tôi cần tiết lộ thông tin cá nhân cho các nhà thầu được ủy quyền để thực hiện dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng;
• Khi chúng tôi bị yêu cầu tiết lộ theo các luật và quy định liên quan;

Chúng tôi có thể thuê ngoài việc xử lý toàn bộ hoặc một phần thông tin cá nhân cho các nhà thầu được ủy quyền trong việc thực hiện dịch vụ chuyển tiền quốc tế và duy trì hệ thống IT, trong số các công việc khác. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ giám sát cần thiết và thích hợp đối với các nhà thầu được ủy quyền.

5. Biện pháp bảo mật để bảo vệ thông tin cá nhân

Chúng tôi thiết lập các chính sách để giữ cho thông tin cá nhân của khách hàng chính xác và cập nhật, đồng thời xác định các biện pháp tổ chức, nhân sự, vật lý và kỹ thuật nhằm ngăn chặn truy cập trái phép, mất mát, giả mạo hoặc rò rỉ. Chúng tôi thực hiện các biện pháp cần thiết và phù hợp để quản lý thông tin cá nhân của khách hàng bằng cách duy trì hệ thống bảo mật, phát triển cấu trúc quản trị và đào tạo nhân viên, trong số các biện pháp khác.

6. Thông tin liên quan đến chuyển giao dữ liệu xuyên biên giới

Thông tin liên quan khác về việc chuyển giao dữ liệu cá nhân xuyên biên giới như sau:

(1) Đối với dịch vụ chuyển tiền quốc tế, chúng tôi không thể xác định cụ thể quốc gia mà thông tin cá nhân được chuyển đến vì điều này thay đổi tùy theo điểm đến của các khoản chuyển tiền, tuyến đường đến điểm đến và địa điểm của các tổ chức tài chính đối tác, công ty nhóm và các tổ chức tài chính đối tác của họ.

Vì các quốc gia liên quan bao phủ gần như toàn thế giới, chúng tôi không thể giải thích ở đây (i) khung pháp lý về bảo vệ dữ liệu cá nhân của từng quốc gia và (ii) các biện pháp bảo vệ do từng tổ chức tài chính nơi thông tin cá nhân được chuyển đến áp dụng. Các đối tác của chúng tôi là các tổ chức tài chính hoặc nhà cung cấp dịch vụ tài chính được cấp phép hoặc đăng ký hợp pháp với các cơ quan có thẩm quyền của các quốc gia được phép kinh doanh chuyển tiền quốc tế; do đó, họ tuân thủ các luật và quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân tại nơi cư trú của họ.

Ủy ban Bảo vệ Thông tin Cá nhân Nhật Bản công bố các phân tích về khung pháp lý của một số quốc gia để bạn tham khảo:

https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/kaiseihogohou/#gaikoku

Chúng tôi cung cấp thông tin bổ sung, trong phạm vi có thể, về các quốc gia mà thông tin cá nhân của bạn đã được chuyển đến. Vui lòng liên hệ theo địa chỉ được nêu tại Điều 9.

(2) Chúng tôi thuê nhà thầu tại Brazil để thuê ngoài việc phát triển, bảo trì và vận hành hệ thống IT của chúng tôi. Chúng tôi cung cấp cho họ thông tin cá nhân của khách hàng trong phạm vi tối thiểu cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ thuê ngoài. Họ đã áp dụng cơ cấu và các biện pháp phù hợp với các tiêu chuẩn do APPI quy định. Khung pháp lý của hai quốc gia được trình bày dưới đây.

(3) Chúng tôi thuê các nhà quảng bá ở nước ngoài và thuê ngoài một số hoạt động cho họ để nhận giới thiệu khách hàng, xác minh danh tính và thu thập mẫu đơn đăng ký liên quan đến dịch vụ chuyển tiền quốc tế. Chúng tôi cung cấp cho họ thông tin cá nhân của khách hàng trong phạm vi tối thiểu cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ thuê ngoài. Họ đã áp dụng cơ cấu và các biện pháp phù hợp với các tiêu chuẩn do APPI quy định. Khung pháp lý của các quốc gia của họ được trình bày dưới đây.

(4) Chúng tôi là thành viên của Nhóm Ria Money Transfer (Nhóm Euronet, dưới đây gọi là “Nhóm Ria”). Để cung cấp dịch vụ chuyển tiền quốc tế và vận hành kinh doanh hiệu quả giữa các công ty trong nhóm, chúng tôi có thể chuyển thông tin cá nhân của khách hàng cho Nhóm Ria. Nhóm Ria cung cấp dịch vụ ở nhiều quốc gia, bao gồm Hoa Kỳ, và thông tin cá nhân được lưu trữ trên các máy chủ bảo mật đặt tại Hoa Kỳ và các quốc gia khác. Việc chuyển dữ liệu cá nhân được thực hiện theo các tiêu chuẩn bảo mật cao nhất và theo các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi.

Các biện pháp được Nhóm Ria thực hiện để bảo vệ thông tin cá nhân. Nhóm Ria tuân thủ Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân Nhật Bản, Quy định chung về Bảo vệ Dữ liệu của EU (GDPR), các luật áp dụng khác về bảo vệ thông tin cá nhân và chính sách bảo mật của Nhóm Ria, đồng thời thực hiện 8 Nguyên tắc Hướng dẫn Bảo mật của OECD. Khi chuyển dữ liệu cá nhân qua biên giới, Nhóm Ria áp dụng các biện pháp hợp đồng bảo vệ (như các Điều khoản Hợp đồng Chuẩn) và thực hiện các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp về an ninh.

Để biết thêm chi tiết, vui lòng tham khảo chính sách bảo mật của Nhóm Ria:

https://www.riamoneytransfer.com/en-us/privacy-policy/

(5) Vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ được mô tả tại Điều 9 nếu bạn cần thêm thông tin về các biện pháp mà nhà thầu áp dụng theo yêu cầu của APPI.

7. Quy trình yêu cầu tiết lộ dữ liệu cá nhân

Chúng tôi sẽ xử lý yêu cầu từ cá nhân hoặc đại diện pháp lý của họ về việc tiết lộ dữ liệu cá nhân mà chúng tôi đang lưu giữ như sau. Việc tiết lộ này bao gồm thông báo mục đích sử dụng, tiết lộ, chỉnh sửa và xóa thông tin cá nhân.

• Sau khi xác minh danh tính của cá nhân và/hoặc đại diện pháp lý, chúng tôi sẽ thông báo quy trình chi tiết để yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân. Chúng tôi có thể phản hồi bằng văn bản hoặc phương tiện khác hoặc theo phương tiện được chỉ định bởi họ, trừ khi việc đó gây khó khăn cho chúng tôi. Trong một số trường hợp, chúng tôi có thể yêu cầu yêu cầu được gửi theo mẫu quy định.
• Yêu cầu tiết lộ dữ liệu cá nhân từ cá nhân hoặc đại diện pháp lý phải được thực hiện bằng mẫu quy định, gửi qua bưu điện đến địa chỉ tại Điều 9 kèm theo giấy tờ chứng minh danh tính.
• Việc tiết lộ sẽ không mất phí. Người yêu cầu chịu chi phí của riêng mình, như chi phí liên lạc với chúng tôi và chi phí chuẩn bị giấy tờ chứng minh danh tính như đã nêu ở trên.
• Chúng tôi sẽ phản hồi trong khoảng thời gian hợp lý.

8. Tuân thủ luật pháp và cập nhật

Chúng tôi tuân thủ luật pháp Nhật Bản và các quy định khác áp dụng cho thông tin cá nhân của khách hàng và xem xét chính sách này định kỳ để cải tiến.

9. Liên hệ

Vui lòng liên hệ địa chỉ sau để biết thêm chi tiết:

Công ty TNHH Unidos

Phòng Tuân thủ

Tầng 2, Tòa nhà Stairs, 2-4-8 Hyakunin-cho, Quận Shinjuku

Tokyo 169-0073

Điện thoại 0120-694-044 (Ngày thường 10:00 - 19:00)